No se tú, pero a mi siempre me ha estresado bastante el gestionar clientes y proyectos como Product Designer freelance.
Presupuestar proyectos, captar clientes, y además hacer todos los proyectos, diseños de apps, WordPress a medida, plugins, estrategias de producto y de crecimiento, y además, coordinar las fechas de entrega, documentación que tiene que aportar el cliente, facturas que hay que ingresar para poder pasar a la siguiente fase de ese proyecto, etc.
Todo este ruido, si no se gestiona de alguna manera, te acaba estresando, y al final tienes la sensación de ir con la lengua fuera, de estar en mil cosas y en ninguna, de no poder rendir en nada.
Para solucionar esto he probando muchas herramientas, hasta que he dado con un sistema usando Trello. Y desde entonces siento que tengo el control de la gestión de clientes. Adiós estrés.
Si quieres saber como lo hice, sigue leyendo
Buscando soluciones
Cuando somos freelance o tenemos una pequeña agencia tenemos que hacer de todo: captar clientes, hacer presupuestos, cerrar contratos, hacer facturas, comprobar pagos, hacer el proyecto, y además coordinarlo con el resto de proyectos que tienes en marcha, respetando siempre las fechas de entrega, los retrasos por falta de aprobación del cliente, por falta de contenido o de material cuando estás creado una web, etc.
Para intentar simplificar todo este proceso he utilizado muchas opciones: hojas de excel, CRM, la agenda, etc. Al final ninguna de estas herramientas me acaba de funcionar, porque requieren de revisión diaria, de manipular los datos, de tenerla actualizada y dedicarle tiempo.
¿Y porqué no usar Trello?
Al final caí en la cuenta.
Si ya estoy utilizando Trello para gestionar los proyectos que llevaba en marcha ¿porqué no utilizar el mismo sistema de Kanban para la gestión de clientes y la de proyectos?
Tenía todo el sentido. Así que analicé tanto el proceso de captación de clientes desde el primer contacto hasta que comenzaba el proyecto, y luego las fases del proyecto que podían quedar paralizadas o que requerían una acción por mi parte o por la del cliente para que el proyecto no se parase, por ejemplo, un pago por terminar una fase, un visto bueno de un diseño por parte del cliente, etc.
Tras analizarlo, el ciclo de vida de mi cliente era casi siempre así:
- Petición de propuesta y presupuesto por parte del cliente.
- Yo preparo la propuesta y la envío.
- Aceptación o Rechazo del presupuesto.
- Si hay aceptación se produce firma del contrato y primera factura con primer pago.
- Con el contrato firmado y la primera factura ingresada se comienza la primera fase del proyecto, generalmente de diseño.
- Cuando se termina se envía para aprobación del cliente.
- Cuando se aprueba el diseño, finaliza esta parte y se factura, y cuando se cobra se pasa a la fase de desarrollo.
- Una vez facturada y cobrada se comienza el desarrollo y cuando se finaliza, se distribuye la demo por TestFlight si es una app de iOS por ejemplo, o se sube la web a un entorno de desarrollo para que la valide el cliente.
- Cuando se recibe el visto bueno del cliente se factura el resto del proyecto y cuando se ha cobrado se realiza la migración, se entregan las documentaciones, datos de acceso, etc.
¿Qué hice con esto? Transformar cada estado en una lista para tarjetas.
Desde izquierda a derecha coloco desde la fase más inicial hasta la entrega del proyecto. Y cada proyecto o cliente, que en este caso es lo mismo, es una tarjeta.
La tarjeta tiene el título del cliente y el proyecto, y la descripción de la tarjeta la uso para indicar alguna observación o comentario.
Generalmente añado una fecha límite o de vencimiento, de esta manera, y como miro el tablón cada día, si una fecha vence, se pone en rojo y llama mi atención, así puedo actuar para desbloquear esa acción.
Por ejemplo, si acabo un diseño y lo envío al cliente para que lo apruebe, muevo la tarjeta de la lista de “En Diseño” a la lista de “En aprobación de Diseño”, y a esa tarjeta le pongo una fecha de vencimiento de 3 días. Si pasan 3 días sin tener respuesta por parte del cliente, el sistema me notifica de que ha vencido, tanto por correo como con una señal visual roja en la tarjeta, y yo inmediatamente tomo acción: llamo al cliente o le mando mail, para recordarle. Si le llamo y me dice que está aprobado, muevo la tarjeta a la siguiente fase, o si aún no lo ha visto, puedo acordar mover la fecha un día o dos.
Como ves es un sistema bastante sencillo y rápido de mantener.
Mis listas de Trello
Todo esto en la práctica se traduce en las siguientes listas para tarjetas:
- En preparación de presupuesto: esta es la primera entrada, cuando un cliente me contacta y me pide precio añado la tarjeta en esta lista, y le pongo una fecha de vencimiento. Una vez envío la propuesta y el presupuesto, la tarjeta la muevo a la siguiente lista y le pongo una fecha de vencimiento para que me llame la atención si la tarjeta sigue ahi bloqueada.
- A la espera de aceptación: aquí están las tarjetas que están a la espera de aprobación por parte del cliente.
- A la espera de formalización: cuando el cliente acepta el presupuesto se le manda el contrato y la primera factura. Se le pone una fecha de vencimiento.
- En Fase de diseño: Una vez firmado el contrato, abonada la primera factura por parte de el cliente, y aportada toda la documentación, ya comienza el proyecto en sí, y por supuesto, se añade una fecha de vencimiento. Una vez termina esta fase, se envía el diseño para aprobación, y la tarjeta se mueve a la siguiente fase.
- A la espera de aprobación de diseño: aquí se queda la tarjeta hasta que el diseño es aprobado y se ha cobrado la factura de esta fase. Cuando todo esto se produce, la tarjeta pasa a la siguiente fase.
- En fase de desarrollo: durante esta fase el proyecto se desarrolla, y se prepara un entorno de desarrollo para que el cliente pueda probar el producto. Una vez finalizado el desarrollo, se notifica al cliente y se espera a su aprobación.
- A la espera de aprobación de desarrollo: una vez está aprobado y se ha cobrado el proyecto se procede a la migración o se pone el producto en desarrollo, momento en el cual la tarjeta pasa a la lista más especial de todas.
- Proyecto entregado
Ventajas del sistema
Este sistema tiene para mi muchas ventajas. Algunas de ellas son:
- Una sola herramienta para gestionar clientes y proyectos.
- Poder predecir a simple vista si puedo tener algún cuello de botella.
- Ver a simple vista si un proyecto se está retrasando y porqué, ya que como las tarjetas tienen plazos de vencimiento, cuando esa fecha pasa, se marca la fecha en rojo avisándome que requiere de alguna acción.
- La enorme tranquilidad de tenerlo todo bajo control, de no tener que estar recordando que tengo que llamar a A o pedir X a B. Sensación de tenerlo todo bajo control.
- Como Trello es una herramienta tan visual, este es un sistema que me permite tener muchos clientes sin que la herramienta pierda utilidad por exceso de información. Cuando un proyecto o cliente cambia de estado lo cambio de lista arrastrando la tarjeta y listo. Más sencillo y rápido imposible.
Conclusión
Si también tienes problemas o sufres de cierto estrés por gestionar clientes y usas Trello para coordinar tus proyectos, te invito a que pruebes este sistema y lo hagas tuyo. Te aseguro que merecerá la pena.