¿Tienes problemas para estimar los plazos de entrega de tus proyectos? ¿Fallas con las fechas límite y luego te toca ir contra reloj y con la lengua fuera? Todo esto al final produce estrés y tiene fácil solución.
En este artículo te cuento como gestiono yo los proyectos que hago para mis clientes, y cómo he conseguido trabajar una hora menos al día y haciendo mucho más.
1.- Detectar el objetivo del proyecto
Esto que parece una perogrullada es una de las claves en la gestión de proyectos. Dicho de otra forma: hasta que no tengo claro qué es lo que necesita mi cliente, qué tengo que entregar, no puedo estimar ni organizar un proyecto. Así que, lo primero de todo es plantear ¿cuál es el objetivo?.
Una vez que tengo claro cual es el objetivo, lo apunto en el centro de una hoja en blanco. Por ejemplo: «actualizar el diseño de la web corporativa del cliente X para mejorar sus conversiones y desarrollarla a medida en WordPress».
2.- Detectar todas fases del proyecto
Una vez que tengo claro lo que tengo que hacer para el cliente y lo tengo anotado en el centro del papel, intento pensar qué cosas necesito para hacer ese proyecto y qué fases tiene. Todo esto lo escribo alrededor, como si fuera un diagrama mental (realmente lo es).
La clave aquí es analizar todos los pasos que tengo que dar para terminar con éxito el proyecto.
Volviendo al ejemplo anterior, las fases podrían ser: «actualizar la imagen corporativa para que sea más coherente con la realidad de la empresa, analizar la estructura del sitio y la navegación para analizar su eficiencia y proponer mejoras, diseñar los embudos de conversión del sitio, crear el plan de medición y de implementación del sitio para poder evaluar y medir las conversiones, wireframes de la estructura del sitio, diseño final del sitio con versión responsive, desarrollo del sitio, despliegue del sitio en un entorno de desarrollo para pruebas del cliente, y migración final del sitio».
Si te das cuenta, al escribir de forma detallada cual era el objetivo me ha resultado mucho más sencillo dividir el proyecto en fases.
Una vez que tengo todas las fases sobre el papel, bien identificadas, intento agruparlas, de forma que cada fase tenga una duración de 1 semana o 2 semanas como mucho.
También es muy importante ordenar estas fases de forma secuencial, ya que, generalmente los proyecto que hago se componen de fases que hasta que no se finalizan no me permiten empezar la siguiente fase.
Por ejemplo, hasta que no he analizado las mediciones del sitio no puedo proponer una nueva estructura que ayude a mejorar las conversiones del sitio, y hasta que no tenga la estructura del sitio no tiene sentido comenzar con los wireframes.
3.- Dividir las fases en tareas
Ahora trabajo con cada una de las fases y las detallo en mayor profundidad. El objetivo es saber qué tareas concretas tengo que realizar para completar cada fase y qué cosas necesito para hacer cada tarea (materiales, documentación, permisos, etc.
Por ejemplo en la fase de “analizar la estructura del sitio y la navegación para analizar su eficiencia y proponer mejoras” necesito tener acceso a los datos de Analytics del cliente, pues bien, ¿tengo ese acceso? ¿tengo que solicitarlo al cliente? pues lo apunto alrededor de esta fase como si fuera una tarea más: “enviar correo a X solicitando permiso de lectura en Analytics”.
Es decir, lo que hago es continuar desarrollando este gran diagrama mental apuntando todas las tareas más pequeñas de las que se compone cada fase. A estas alturas tengo un diagrama mental de tres niveles: objetivo > fases > tareas.
Como cada fase la he diseñado de forma que tenga una duración de 1 o 2 semanas, me resulta muy fácil añadir todas estas nuevas tareas en mi calendario o sistema de gestión de tareas, (en mi caso es Trello) y compatibilizarlo con el resto de proyectos que tengo en marcha.
En ocasiones, el plazo de entrega ya está fijado por razones de fuerza mayor (el lanzamiento de un producto al mercado, la apertura de una tienda física, limitaciones de presupuesto, etc) , y el reparto de tareas lo hago desde la fecha de entrega hacia atrás en el tiempo, de esta forma sé cómo tengo que desarrollar el proyecto para llegar a tiempo a la entrega y tomar medidas.
Si por el contrario no hay fecha prevista, al plasmar las fases en el calendario ya puedo estimar la fecha de entrega del proyecto al cliente.
4.- Evaluación
Como las fases son semanales, me permiten evaluar cada viernes si el proyecto se está desarrollando en el tiempo previsto o si tengo que tomar medidas para corregir algo en la previsión de la semana siguiente.
Conclusión
Como ves mi sistema de gestión de proyectos es muy sencillo e intuitivo. Me permite asignar tiempos a los nuevos encargos y fijar plazos realistas para no llegar con la lengua fuera a una entrega a un cliente.
Además, me permite analizar el proyecto y todas sus fases antes de comenzarlo, y puedo detectar posibles cuellos de botella, o impedimentos.
Al visualizar todo el recorrido del proyecto me resulta más sencillo enfrentarme a el, y tengo la sensación de tener el proyecto bajo control.
Como además he previsto el tiempo que necesito para hacerlo tengo menos estrés, soy mucho más productivo y puedo permitirte el lujo de trabajar una hora menos, porque aunque trabaje 5 horas menos a la semana soy mucho más eficiente que si no gestionase mis proyectos.
Además es un sistema genial que te recomiendo para saber el tiempo que vas tardar en realizar un proyecto y, si presupuestas por horas, podrás realizar presupuestos más realistas y seguros.